Glosario
Las palabras de abajo se usan en toda esta documentación, en la interfaz y en la API. Algunas tienen más de un significado según dónde las encuentres, y algunas cosas tienen un nombre en la interfaz y otro en la API. Ambos casos se señalan explícitamente.
Donde la interfaz y la API no coinciden en un nombre, la entrada lo indica bajo En la API. El nombre de la interfaz es el que se usa en el resto de esta documentación.
La forma del trabajo
Estos son los registros sobre los que se construye la plataforma, de fuera hacia dentro.
Cliente
La organización para la que se hace el trabajo. Un cliente puede existir bajo dos formas, relacionadas pero no intercambiables:
- Cliente Comercial — el cliente tal como lo tratan los equipos comerciales: la marca u organización para la que se entrega el trabajo.
- Cliente de Facturación — la entidad legal a la que efectivamente se factura. Un cliente comercial puede facturar a través de entidades distintas en compañías distintas.
Los dos están vinculados por compañía, así que la misma marca puede ser comercialmente de un sitio y facturarse desde otro.
En estos documentos, Cliente significa el cliente de la agencia. Customer significa una agencia que usa Skills Workflow — lo verás en la sección Confianza, escrita para ellas. Si estás leyendo una guía de cómo hacer, la palabra que quieres es Cliente.
Fee
Un acuerdo con un cliente bajo el que se entrega trabajo. Un Fee puede tener montos recurrentes o acordados, como una mensualidad fija — y los proyectos pueden asociarse a un Fee para que las horas entregadas se descuenten de él.
Proyecto
Un cuerpo de trabajo para un cliente. Un proyecto agrupa los jobs que lo entregan, tiene su propia etapa, dueño y fechas, y puede vincularse a un Fee.
Job
La unidad de trabajo a la que las personas están efectivamente asignadas y sobre la que registran tiempo. Los jobs están dentro de un proyecto.
En la API: un Job es la entidad Deliverable — lo verás como
Skill.Module.BusinessObjects.Deliverable en payloads de webhook y configuración de
integración. Los endpoints REST, sin embargo, son /api/jobs. El mismo registro, dos
nombres, según la capa que estés mirando.
Ten cuidado con esta palabra — es el término con más probabilidades de llevarte a la página equivocada.
- En un Presupuesto, un Deliverable es una línea — un servicio que se vende al cliente. Ver Ítem de Presupuesto más abajo.
- En la API y en la documentación de integraciones,
Deliverablees el nombre de entidad de un Job.
No están relacionados. Si estás presupuestando algo, quieres el sentido 1. Si estás leyendo sobre webhooks, cambios de etapa o integraciones, quieres el sentido 2 — y el resto de esta documentación llama a eso un Job.
Brief
Un trabajo solicitado, normalmente levantado por un cliente. Los briefs tienen sus propios ítems y pueden convertirse en jobs.
En la API: la entidad Request. "Brief" es el nombre que usa la interfaz para este
registro.
Brief (descripción)
La descripción escrita anexada a un documento, que explica qué se quiere. Un brief está anexado a un registro (un job, un proyecto, una solicitud) en lugar de ser un registro por derecho propio.
En la API: la entidad DocumentBrief.
En español, las dos entradas de arriba coinciden en el mismo nombre — en inglés son palabras distintas, Request y Brief.
- La solicitud de trabajo en sí (el registro que levanta un cliente y que puede convertirse en un job) — en inglés, Request.
- El campo de descripción escrita anexado a cualquier documento (
DocumentBriefen la API) — en inglés, Brief.
Si estás leyendo sobre cómo llega el trabajo de un cliente, quieres el sentido 1. Si estás leyendo sobre rellenar o reescribir la descripción de un job, proyecto o presupuesto, quieres el sentido 2.
Dinero
Presupuesto
Un desglose de precios del trabajo, presentado al cliente. Un presupuesto puede crearse directamente bajo un proyecto o job, o vincularse a un Fee.
Un presupuesto se construye en su pestaña Cotizaciones, que tiene cuatro secciones:
| Sección | Qué contiene |
|---|---|
| Deliverables | Los servicios que se venden — cada línea es un deliverable (ver abajo) |
| Costos de Terceros | Costos de proveedores externos |
| Gastos | Transporte, comidas, hoteles y similares |
| Recursos | Personas internas y las horas que se están presupuestando |
Ítem de Presupuesto
Una sola línea en un presupuesto que representa algo vendido al cliente. Un ítem de presupuesto puede ser un trabajo concreto, un mes de una mensualidad fija, un servicio, o cualquier otra forma en que la agencia quiera desglosar el presupuesto. Los costos de terceros, gastos y recursos se presupuestan cada uno contra un ítem de presupuesto.
Esto no es lo mismo que un Job — ver el aviso bajo Job.
Cotización
La pestaña de un Presupuesto donde se construye su detalle, y por extensión el acto de presupuestar una línea ("cotizar este ítem"). Una cotización es parte de un presupuesto, no un documento separado.
Rate Card
Los precios y costos usados al presupuestar recursos, definidos por grupo de tipología y/o por usuario. Una rate card tiene columnas, así que la misma tarjeta puede tener tarifas distintas para situaciones distintas. Un cliente puede tener una rate card por defecto, que un presupuesto hereda.
En la interfaz: el campo de un Presupuesto que selecciona la tarifa se llama Tabla. Se refiere a la tarifa tomada de la Rate Card elegida.
Factura
El documento levantado en Skills Workflow para cobrar a un cliente. Una factura es lo que la agencia aprueba internamente.
Invoice
El documento que el sistema financiero o de contabilidad emite a partir de una factura aprobada. La mayoría de las integraciones funcionan enviando una Factura aprobada hacia afuera y escribiendo de vuelta en ella la referencia del Invoice resultante — así que una factura en Skills Workflow lleva el número del invoice que produjo.
Nota de Crédito
Un documento que reduce un monto ya facturado, emitido cuando el valor de un presupuesto facturado baja.
Orden de Compra / Factura de Proveedor
Orden de Compra — lo que la agencia le pide a un proveedor. Factura de Proveedor — lo que el proveedor le factura a la agencia. Ambas fluyen hacia el sistema financiero de la misma forma que las facturas.
Gasto
Un costo en el que incurre una persona y que se reclama — viajes, comidas y similares. Los gastos se agrupan en una Hoja de Gastos para su aprobación.
Personas y estructura
Usuario
Alguien que puede iniciar sesión y usar Skills Workflow.
Empleado
El registro laboral detrás de una persona. Se mantiene por separado de la cuenta de usuario, para que los datos de RR. HH. puedan mantenerse independientemente del acceso a la plataforma.
En la API: /api/users y /api/employees son endpoints separados, y un usuario puede
estar vinculado a un registro de empleado.
Tipología
El puesto de una persona — qué hace, y por tanto qué cuesta y para qué puede presupuestarse. Las tipologías son aquello contra lo que se presupuestan y planifican los recursos.
Grupo de Tipología
Una agrupación de tipologías, usada para rate cards, planificación e informes. Las rate cards normalmente se definen por grupo de tipología en lugar de por tipología individual.
Tipología es lo que hace alguien, para costeo y planificación. Role es lo que alguien tiene permitido ver y hacer en la plataforma. Cambiar una tipología afecta tarifas y asignación de recursos; cambiar un role afecta permisos.
Role
Un perfil de acceso que controla qué puede ver y hacer un usuario. Los roles rigen los permisos — incluyendo, en algunos sitios, qué columnas individuales de un documento son visibles.
Compañía, División, Departamento
La jerarquía organizacional, de mayor a menor. Una Compañía es una entidad legal con sus propias configuraciones, moneda y conexión financiera. Una División agrupa departamentos dentro de ella. Un Departamento es donde se ubican las personas, y se usa para planificación y workflow.
Un único tenant de Skills Workflow puede contener varias compañías, cada una con su propia configuración y sus propias credenciales de integración.
Workflow
Etapa
Dónde se encuentra actualmente un documento en su proceso — por ejemplo una factura que está En Aprobación, o un job que está En Progreso. Cada tipo de documento tiene su propio conjunto de etapas.
En la API: una etapa es un workflowState — lo verás como workflowState en payloads y
/api/jobs/{id}/workflowstate como endpoint. "Etapa" y "workflow state" son la misma cosa.
Esta documentación usa Etapa para dónde está un documento en su workflow. Donde veas estado, normalmente significa otra cosa — por ejemplo si una ejecución de integración tuvo éxito. Si una página usa "estado" para referirse a la etapa del workflow, léelo como Etapa.
Transition
El paso de una etapa a la siguiente, y el permiso para hacerlo. Tiene que existir una transition entre dos etapas para que un documento pueda pasar entre ellas — lo que explica por qué una integración puede reportar que no pudo aplicar un cambio de etapa aunque la etapa de destino exista.
Workflow
El conjunto completo de etapas y transitions para un tipo de documento, incluyendo quién puede hacer cada paso y qué ocurre cuando lo hace.
Acción de Workflow
Algo que la plataforma ejecuta automáticamente como parte de una transition — crear una versión, asignar a alguien, pedir confirmación, enviar un correo, generar un presupuesto, y así sucesivamente.
Automatización e integración
Automatización
Una secuencia configurada de pasos que la plataforma ejecuta por sí sola — llamar a un sistema externo, ejecutar una query, crear o actualizar registros. La mayoría de las integraciones se construyen a partir de automatizaciones.
Webhook
Un disparador que se activa cuando algo le ocurre a un documento — creado, actualizado, etapa cambiada, eliminado — e inicia una automatización. Los webhooks pueden filtrarse, así que solo se disparan para etapas o tipos de documento concretos.
Named Query
Una query guardada, usada por automatizaciones y workspaces para buscar o componer datos.
Workspace
Una pantalla configurable — un dashboard o un panel en un registro — construida a partir de componentes y fuentes de datos. Algunas integraciones incluyen workspaces que incorporan directamente un sistema externo en un registro.
Parámetro del Sistema / Clave de Configuración
Dónde se guardan las credenciales y ajustes de conexión de una integración, mantenidos fuera de la propia automatización para que puedan diferir por entorno.
Campo Personalizado
Un campo adicional añadido a un tipo de documento más allá de los estándar. Las integraciones suelen usar un campo personalizado para guardar el identificador del registro correspondiente en el sistema externo.
Tabla Personalizada
Una tabla de datos guardada en Skills Workflow fuera del modelo estándar — usada para datos de referencia, y por algunas integraciones para su propia contabilidad interna.
Tiempo
Hoja de tiempo
Un registro del tiempo trabajado, introducido contra un job por un usuario, y aprobado.
Permiso
Tiempo libre — vacaciones, enfermedad y similares. El permiso es lo que hace que alguien no esté disponible en la planificación y asignación de recursos, y por eso existen integraciones de RR. HH. para mantenerlo actualizado.
Planificación por tipología
Presupuestar trabajo por tipología en lugar de por persona nombrada, para poder construir un plan antes de saber quién lo va a hacer.
FTE
Full-Time Equivalent — una unidad que expresa la carga de trabajo como una proporción de una persona a tiempo completo.
Utilización
Cuánto del tiempo disponible de alguien se dedica a trabajo facturable.
Burn
Cuánto de un monto presupuestado o contratado ha sido consumido por horas reales.